Приватная коллекция (Личное) - это индивидуальная коллекция каждого участника
Личная коллекция будет полезна для хранения и ведения документации, которая не должна быть опубликована для других участников команды. Также, подойдет для ведения собственного списка задач, планов или хранения личной информации
Администраторы команды или другие участники не смогут увидеть вашу личную коллекцию и документы в ней
Приватная коллекция расположена под всеми коллекциями в команде и кнопкой добавления новой коллекции

Вы можете поделиться документом с другими пользователями:
Отправить прямую ссылку из адресной строки. Перейдя по ней, другие участники команды смогут редактировать документ
Другой участник в таком случае получит полные права на документ: сможет редактировать и управлять этим документом
Отправить ссылку через кнопку Поделиться. Переходя по такой ссылке, другие смогут только просматривать документ. Более подробно о предоставлении ссылки можно найти здесь